Politique de confidentialité

Lexplana s'engage à protéger votre vie privée, ce qui est une priorité pour nous. Les individus sont au cœur de notre activité, c'est pourquoi nous reconnaissons et apprécions la confiance que vous nous accordez en nous fournissant des données personnelles et nous nous engageons à : collecter uniquement les données strictement nécessaires aux fins pour lesquelles elles sont collectées ; vous laisser le contrôle de vos données personnelles et préserver la confidentialité et la sécurité des données personnelles fournies par les visiteurs du site www.lexplana.com (« Site »), les clients ou les personnes physiques faisant l'objet d'activités ou d'offres qui affichent un lien vers cette Politique de confidentialité.

L'objet de cette Politique de confidentialité est de vous présenter le contenu de la collecte et du traitement des données personnelles et de décrire vos droits en matière de vie privée. Cette Politique de confidentialité traite des questions suivantes :

1. Identification du responsable du traitement

Lexplana est responsable de vos données.

Aux fins de la loi applicable sur la protection des données et en particulier du Règlement Général sur la Protection des Données (UE) 2016/679 (« RGPD »), vos données personnelles seront contrôlées par l'entité Lexplana qui vous fournit les services juridiques ou qui communique avec vous, laquelle est considérée comme un responsable de traitement indépendant de vos données personnelles.

Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou sur le traitement de vos données personnelles par Lexplana, vous pouvez nous contacter en envoyant un e-mail à contact@lexplana.com

2. Collecte de données personnelles

Les données personnelles que nous collectons auprès de vous sont les suivantes :

  • Données d'identité : nom et prénom, copie de la carte d'identité le cas échéant, aux fins de prouver l'exercice d'un droit d'accès, de rectification ou d'opposition ou pour se conformer à une obligation légale ;
  • Coordonnées : coordonnées professionnelles, y compris le titre et la fonction, le nom et l'adresse postale de votre organisation, votre adresse e-mail professionnelle et votre numéro de téléphone (fixe/mobile) afin de partager avec vous les dernières actualités de notre groupe, nos offres et services, et de vous inviter à participer à des événements ;
  • Informations financières : données de paiement des factures et toutes les données pertinentes fournies dans le cadre de la relation contractuelle entre vous ou votre organisation et Lexplana ;

Nous ne collectons aucune donnée de connexion ni donnée de profil et d'utilisation.

3. Finalités de la collecte des données personnelles

Lexplana collecte des données à des fins explicites, légitimes et spécifiques afin d'assurer :

L'exécution d'un contrat, ou la prise de mesures liées à un contrat, avec vous ou votre organisation, y compris :

  • La fourniture des services définis dans le contrat ;
  • Le traitement des paiements, la facturation et le recouvrement, et
  • L'administration et la gestion de notre relation avec vous, y compris la comptabilité, et l'exécution de nos obligations contractuelles avec nos clients et partenaires commerciaux.

La conduite de nos affaires et la poursuite de nos intérêts légitimes, en particulier :

  • La fourniture d'informations actualisées sur Lexplana, son portefeuille de services et ses événements ;
  • Le fonctionnement et l'amélioration continue du Site, de ses services, fonctionnalités et de l'expérience utilisateur ;
  • La collecte d'informations sur vos préférences pour personnaliser et améliorer la qualité de nos communications avec vous, l'amélioration des services, les études de marché et les analyses ;
  • La gestion de votre inscription aux événements organisés par Lexplana ;
  • La gestion de votre abonnement à la newsletter Lexplana ;
  • La gestion des demandes concernant nos services et pour télécharger des documents depuis le Site ;
  • La gestion des demandes de droits d'accès, de rectification et d'opposition, de suppression, de limitation, de portabilité, de droit à la mort numérique et du droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité locale de protection des données compétente ;
  • L'analyse et l'amélioration de nos services et outils de communication, y compris le Site, sa mesure de trafic, et le développement de statistiques commerciales ;
  • Le contrôle du respect de nos politiques et normes, et
  • L'exercice ou la défense de nos droits légaux ou le respect d'ordonnances judiciaires.

4. Divulgation des données personnelles

Seules les personnes autorisées et spécifiées mentionnées ci-dessous peuvent avoir accès à vos données personnelles :

  • Les avocats de Lexplana aux fins de vous fournir les services décrits sur le Site ou dans le contrat spécifique. Vos données ne seront partagées que dans la mesure où cela est nécessaire pour la fourniture des services ou l'exécution du contrat, ou pour l'inscription à la newsletter ou à un événement.
  • Prestataires de services tiers et sous-traitants : nous pouvons partager vos données avec des prestataires de services tiers, en particulier, ceux que nous avons engagés dans le cadre des services que nous fournissons dans le monde entier. Lexplana conclut des accords de traitement des données avec chacun des prestataires de services et sous-traitants afin de sécuriser le traitement des données personnelles.
  • Autorités gouvernementales ou judiciaires, représentants de la loi ou organismes de réglementation, fonctionnaires ou avocats pour l'établissement, l'exercice ou la défense d'un droit ou dans le cadre d'un processus confidentiel de règlement alternatif des différends.
  • Conseillers professionnels : dans des circonstances spécifiques, nous pouvons partager vos données avec des conseillers professionnels, y compris des avocats, des prestataires de cybersécurité, des notaires publics, des traducteurs officiels qui nous fournissent des services de conseil, techniques et juridiques concernant votre dossier spécifique.
  • Réseaux sociaux de tiers : Le Site peut utiliser des plugins sociaux fournis et exploités par des sociétés tierces (par exemple, LinkedIn). En acceptant ces cookies de réseaux sociaux tiers, vous pouvez partager avec eux vos données personnelles. Si vous n'êtes pas connecté à votre compte chez le tiers, celui-ci ne pourra pas connaître votre identité. Si vous êtes connecté à votre compte chez le tiers, le tiers pourra lier les informations ou actions relatives à vos interactions avec le Site à votre compte chez le tiers. Veuillez consulter les politiques de confidentialité du tiers pour en savoir plus sur leurs pratiques en matière de données.

Vos données ne seront pas transmises, échangées, vendues ou louées à quiconque en dehors de ce qui est mentionné ci-dessus.

5. Transfert de vos données personnelles en dehors de l'Espace Économique Européen

Lexplana transfère vos données personnelles au sein de l'Espace Économique Européen (« EEE »). Dans certains cas, il est nécessaire de transférer vos données personnelles vers des pays hors de l'EEE qui n'offrent pas le même niveau de protection des données que le pays dans lequel vous résidez et ne sont pas reconnus par la Commission européenne comme offrant un niveau adéquat de protection des données, pour fournir les services ou pour établir, exercer ou défendre un droit en justice. Dans ce cas, les données collectées sont traitées, stockées et transférées aux fins décrites dans cette Politique de confidentialité, conformément aux mesures prescrites par les autorités de protection des données, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou les décisions d'adéquation.

6. Base juridique de la collecte et du traitement des données personnelles

Nous collectons vos données personnelles lorsque vous visitez le Site, vous abonnez à notre newsletter, communiquez avec nous, demandez à être contacté par nous ou établissez une relation contractuelle avec nous.

La base juridique de la collecte et du traitement de vos données personnelles est :

  • Votre consentement dans le cas de l'installation de cookies sur votre appareil ou de la fourniture de vos coordonnées professionnelles.
  • Nos intérêts légitimes à vous offrir la meilleure expérience sur notre Site et à mener nos activités en vous proposant nos services et nos offres.
  • L'exécution des obligations liées à une relation contractuelle avec vous.

7. Droits relatifs à la protection des données

Vous disposez de plusieurs droits concernant le traitement des données personnelles que nous détenons à votre sujet :

  • Droit d'accéder aux données que nous avons collectées à votre sujet et de demander une copie des données personnelles que nous détenons à votre sujet.
  • Droit de demander la rectification de données personnelles inexactes que nous pourrions détenir, afin qu'elles soient exactes, à jour et complètes.
  • Droit de demander l'effacement de vos données personnelles si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou si la collecte, l'utilisation, la communication ou la conservation des données est considérée comme illégale.
  • Droit de nous demander de restreindre ou de limiter le traitement de vos données personnelles.
  • Droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles et de nous demander de bloquer, effacer et/ou restreindre vos données personnelles.
  • Droit de porter les données que vous nous avez fournies, à vous-même ou à un autre responsable du traitement, dans un format couramment utilisé et lisible par machine.
  • Droit de déposer une plainte auprès de l'autorité locale compétente, dans le cas où vous estimez que vos droits à la protection des données ont été violés.
  • Le droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre mort et de choisir de transmettre ou non vos données à un tiers que vous aurez préalablement désigné. En cas de décès et à défaut d'instructions de votre part, nous nous engageons à détruire vos données, sauf si leur conservation s'avère nécessaire à des fins de preuve ou pour répondre à une obligation légale.

Vous pouvez, à tout moment, exercer l'un des droits ci-dessus en envoyant un e-mail à contact@lexplana.com. Vous devez indiquer dans votre demande vos coordonnées (nom, prénom et adresse e-mail), les motifs liés à votre situation particulière lorsque ceux-ci sont requis par la loi (notamment pour exercer votre droit d'opposition) et joindre un justificatif de votre identité, à savoir une copie de votre carte d'identité, de votre passeport ou de tout autre document d'identification valide.

8. Droit de retirer son consentement

Si vous avez donné votre consentement à la collecte, au traitement et au transfert de vos données personnelles, vous avez le droit de retirer entièrement ou partiellement votre consentement ou de refuser de recevoir des communications marketing en envoyant un e-mail à contact@lexplana.com. Une fois que nous aurons reçu la notification du retrait de votre consentement, nous ne traiterons plus vos informations pour la ou les finalités auxquelles vous aviez initialement consenti, à moins qu'il n'existe une autre base légale pour le traitement.

9. Durée de conservation des données

Lexplana ne conservera vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées. À l'expiration de la durée de conservation applicable, nous détruirons vos données personnelles en toute sécurité, conformément aux lois et réglementations applicables. Si vous souhaitez obtenir des informations spécifiques sur les durées de conservation de vos données, veuillez envoyer un e-mail à contact@lexplana.com.

Lexplana conservera vos données afin de satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de réporting et, le cas échéant, pour que Lexplana puisse faire valoir ou défendre des droits en justice, jusqu'à la fin de la période de conservation pertinente ou jusqu'à ce que les réclamations en question aient été réglées.

10. Sécurité des données

Lexplana et les prestataires de services de Lexplana avec lesquels les données personnelles sont partagées garantissent des mesures techniques appropriées offrant un niveau de protection des données au moins aussi protecteur que celui requis dans l'Espace Économique Européen.

11. Modifications de notre Politique de confidentialité

Afin de refléter tout changement dans la manière dont nous traitons vos données personnelles ou pour se conformer aux exigences légales applicables, Lexplana se réserve le droit de mettre à jour et de modifier cette Politique de confidentialité à tout moment en la publiant sur le Site. Lors de l'utilisation du Site, vous êtes tenu de vous référer régulièrement à la dernière version de la Politique de confidentialité.